Questo articolo non vuole avere la presunzione di risolvere tutti i quesiti ma semplicemente di aiutare gli utenti nella comprensione dei cambiamenti e nella scelta della corretta modalità da adottare.

Fino al 31/12/2018 le fatture vengono semplicemente stampate, spedite al cliente, registrate in contabilità e archiviate per 10 anni a disposizione degli eventuali controlli fiscali. Uguale procedura per le fatture di acquisto che, ricevute dai fornitori, vengono registrate in contabilità ed archiviate per 10 anni.

 Dal 1 Gennaio 2019 la procedura sarà pressochè identica ma, non essendo i documenti in formato cartaceo, dovrà essere gestita con diverse modalità.

Quindi la nuova gestione prevede la “stampa” delle fatture, la spedizione al cliente, la registrazione e l’archiviazione.

 

E allora cosa cambia?

1 - La “stampa” delle fatture di vendita dovrà essere fatta da programmi che prevedono la scrittura di un documento informatico con estensione XML;

2 - La spedizione non potrà avvenire tramite Posta o inviata via mail ma si dovranno utilizzare i vari metodi predisposti (descritti nel seguito);

4 – Le fatture di acquisto verranno ricevute solamente in formato elettronico;

3 - L’archiviazione del documento non potrà più essere effettuata utilizzando normali faldoni ma dovrà essere gestita con il tramite di apposite banche dati certificate per svolgere questa attività.

COME E COSA FARE

Stampa Fatture

Per chi emette poche fatture all’anno può utilizzare le funzionalità messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate sul proprio sito (https://www.commercialistatelematico.com/la-fattura-elettronica). Come descritto nel link sono previsti 2 metodi:

1 – Collegarsi al Portale https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale e utilizzare i programmi per generare i file XML (Richiedere all’Agenzia delle Entrate le credenziali di accesso al servizio)

2 – Scaricare un Software gratuito, da installare sul proprio PC, che permette la generazione dell’archivio (fare riferimento al link https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/software+compilazione+fattura+elettronica)

3 – Acquistare un Software specifico per la gestione delle Fatture Clienti e Fornitori

Nuovi Indirizzi di Recapito Fatture

Ora che abbiamo gli strumenti per “stampare” le fatture dobbiamo preoccuparci di come inviarle o riceverle. Ricordiamo che non sono più dei pezzi di carta e la normativa prevede procedure precise per questa funzione. Dobbiamo quindi gestire dei nuovi indirizzi. La normativa prevede che ogni attività debba comunicare all’Agenzia delle Entrate il proprio nuovo “indirizzo” al quale recapitare i documenti.

Sono previste 2 diverse modalità:

1 – Utilizzare la casella di Posta Certificata (consigliato per chi gestisce poche fatture emesse e ricevute)

2 – Richiedere all’Agenzia delle Entrate un Codice Destinatario. Questo rappresenta a tutti gli effetti un Indirizzo dove tutti i vostri documenti verranno registrati e, attraverso apposite funzioni, dove potranno sempre essere consultati. (per movimentazioni di un congruo numero di documenti in entrata e uscita)

Selezionato l’indirizzo dobbiamo comunicarlo all’Agenzia delle Entrate tramite l’apposita funzione presente nel portale https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/home. Lo stesso indirizzo dovrà essere comunicato a tutti i Fornitori che vi dovranno inviare le Fatture. Per praticità sul portale dell’Agenzia delle Entrate trovate la possibilità di generare un QRCode che contiene i vostri dati anagrafici e l’indirizzo selezionato per le fatture da ricevere. Dopo averlo generato potete stamparlo (o farlo stampare ad es. sui biglietti da visita) e consegnarlo al fornitore per la registrazione dei vostri dati (pensiamo ad esempio alla fattura richiesta ad un ristorante).

Come Spedire o Ricevere le Fatture

Come per la Posta Cartacea esiste un Postino Elettronico che si occupa di smistare e consegnare le fatture. Per comprensione della documentazione che potreste visionare su vari siti, questo “postino” si chiama SDI (Sistema Di Interscambio).

Per spedire le vostre fatture bisogna prima apporre la vostra Firma Elettronica al documento XML e poi procedere secondo 2 diverse modalità:

1 - Se ne avete poche, sul Portale dell’Agenzia delle Entrate c’è l’opzione “Invia il file”. Questa funzione vi chiederà di individuare il documento XLM che avete precedentemente generato.

2 – In alternativa avrete attivato un accordo con una società che si prende carico dei vostri archivi e li inoltra allo SDI in automatico (funzione normalmente abbinata ai Programmi di Fatturazione in commercio.

Bisogna fare molta attenzione alle Comunicazioni di Ritorno dello SDI. In pratica dopo che avete inviato la fattura XML questa viene controllata e potrebbe essere scartata per problemi di forma. Qualora la fattura venisse scartata la norma dice che è come se non fosse mai stata emessa. Bisogna quindi monitorare la vostra PEC o la piattaforma che vi mette a disposizione la società che si è occupata dell’inoltro per verificare che le trasmissioni siano andate a buon fine. Qualora una fattura venisse scartata bisogna procedere alla sua nuova emissione apportando le sistemazioni richieste.

Le fatture dei vostri fornitori vi verranno recapitate tramite la vostra PEC o la piattaforma che avete dichiarato di voler utilizzare. Ora il problema è verificare il contenuto delle fatture in quanto, come dicevamo, un documento XML non è facilmente leggibile. Esistono però soluzioni che trasformano la fattura in PDF permettendovi di produrre una stampa cartacea. Se avete adottato una piattaforma di un fornitore di Servizi sicuramente vi verrà data questa possibilità. Se invece avete scelto di utilizzare il portale dell’Agenzia delle Entrate trovate la funzione “Visualizza PDF Fattura” che vi chiederà di selezionare la fattura in formato XML e la trasformerà in PDF. La visualizzazione di un XML avrà la stessa struttura per tutti i fornitori. Inizialmente non sarà facile individuare la fattura di un fornitore (non ci saranno elementi identificativi di facile riconoscimento) ma standardizzando la forma avremo più facilità nell’individuare tutti i suoi elementi.

Nel caso di fatture Fornitore è importante far notare che quasi tutti i programmi di contabilità (commercialisti compresi) hanno la funzione di registrazione contabile semi automatica che importerà i dati direttamente dagli XML che avete ricevuto o spedito. Se affidate quindi in toto la contabilità a un commercialista potreste anche chiedere uno sconto sulle prestazioni di tenuta contabile.

Archiviazione dei Documenti Contabili

Come dicevamo fino al 31/12/2018 la documentazione cartacea, per motivi Fiscali e Civilistici, deve essere archiviata per 10 anni dalla data di competenza. Anche per la documentazione in formato elettronico è prevista una particolare Archiviazione denominata Conservazione Sostitutiva. Dal 2019, ai fini Fiscali, non vi sarà più obbligo di conservazione delle Fatture in quanto tutte le vostre fatture sono già negli archivi dell’Agenzia delle Entrate. Permane invece l’archiviazione ai fini civilistici. Per questo ci si può avvalere di Società abilitate o più semplicemente si può utilizzare il servizio gratuito reso disponibile sul Portale dell’Agenzia delle Entrate previa adesione all’accordo di servizio.

Per quanto concerne le modalità di Conservazione Sostitutiva le norme sono continuamente in discussione ed entro fine anno si attende una totale liberatoria da questo onere. Non approfondiamo oltre questo argomento in attesa di nuove indicazioni.

Regime Forfettario

In questa situazione si è esonerati dalla emissione delle Fatture ma non dal ricevimento di quelle dei Fornitori. Tutto quanto sopra è quindi da applicare. Sicuramente per queste situazioni la soluzione migliore, e più economica, è di utilizzare il Portale dell'Agenzia delle Entrate.